Secretaría Municipal

Decretos Municipales y Concejo Municipal:

  • Enumerar, fechar, distribuir copias en papel y correo electrónico (según corresponda) y registrar en libro por escrito y digitar con scanner Decretos Alcaldicios, DAEM y DAS.
  • Redactar y distribuir citaciones a concejos ordinarios y extraordinarios y documentaciones varias, a los concejales de la comuna de Hualpén.
  • Redactar y distribuir citaciones a concejo comunal de organizaciones de la sociedad civil de la comuna de Hualpén.
  • Registro y rendición de fondo fijo, entregado a la secretaria municipal.
  • Redacción y confección de oficios varios del secretario municipal.

Oficios Alcaldicios y del Secretario Municipal:

  • Numerar, fechar y distribuir oficios alcaldicios a direcciones municipales.
  • Redacción y confección, enumerar, fechar y distribuir oficios varios del secretario municipal.
  • Recibe y distribuye correspondencia recibida por correos de chile.
  • Atención de teléfono en oficina de partes, respondiendo consultas de contribuyentes y público en general.
  • Recepcionar los Decretos Alcaldicios Municipales, DAS, DAEM y SIAPER, para coordinar posterior firma de Secretario Municipal y Alcaldesa.

Decretos SIAPER:

  • Dar número y fecha, de manera cronológica a los Decretos SIAPER firmados previamente por el Secretario Municipal y Alcaldesa, considerando en un solo archivo los documentos de Municipalidad, de Educación y Salud.
  • Registrar y llevar planilla Excel única, de Decretos SIAPER Municipal, Educación y Salud, ordenados cronológicamente por número y fecha.
  • Registrar y llevar libro único, de Decretos SIAPER Municipal, Educación y Salud, ordenados cronológicamente por número y fecha.
  • Distribución y despacho por libro y correo electrónico (según corresponda) de los Decretos SIAPER, a las diferentes Direcciones involucradas.
  • Enviar para publicación en sección Transparencia de sitio web municipal, todos los decretos alcaldicios correspondientes.

OFICINA DE PARTES

  • Unidad administrativa encargada de recibir y registrar Providencias llegadas desde exterior hacia la municipalidad.
  • Enviar los documentos municipales al exterior; retirar correspondencia en las oficinas de Correos de Chile y la documentación de la Contraloría General.
  • Ingresar, clasificar y despachar la documentación recibida.
  • Franquear correspondencia, diariamente de lunes a viernes, que entregan las diferentes unidades municipales para el despacho hacia el exterior a través de la Empresa de Correos de Chile.
  • Mantener a disposición de los vecinos formularios de reclamos, sugerencias y solicitudes.
  • Mantención de formulario presencial de solicitudes Ley de Transparencia.
  • Mantención de formulario presencial de solicitudes de audiencia, registro de Lobbistas y gestores de interés particular de Ley del Lobby

FUNCIONES SECRETARIA CONCEJO MUNICIPAL

  • Las Sesiones de Concejos Ordinarios y Extraordinarios son grabadas y posteriormente son transcritas textualmente. Enviadas al Secretario Municipal quien hacen las ultimas correcciones. Luego presentadas al Concejo Municipal para su aprobación.
  • Las Sesiones de Comisión son grabadas y de estas se realiza un resumen. Son revisadas por el Presidente/a de la Comisión. Presentadas y entregadas en el punto de Comisiones de la Sesión de Concejo Ordinario.
  • Recepción de correspondencia de peticiones a los señores Concejales y Concejalas. Agendar invitaciones recibidas para los señores Concejales y Concejalas. Estar en contacto telefónicamente con los señores Concejales y Concejalas por cualquier invitación de última hora y recordar las que ya están agendadas.
  • Recordar a los señores Concejales y Concejalas el horario de las sesiones de Concejo vía telefónica, WhatsApp y correo electrónico. Coordinación con la auxiliar para la organización, limpieza y presentación impecable del salón para las sesiones del Concejo.

SECRETARIO MUNICIPAL.

  • Revisión de actas de concejos municipales de sesiones ordinarias y extraordinarias.
  • Suscribir Acuerdo de Concejo Municipal.
  • Autorizar firma de Alcaldesa en documentos.
  • Ministro de Fe, en Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Concejo Municipal.
  • Suscripción de Certificado de Vigencia de Directivas de las Organizaciones Comunitarias de la Comuna de Hualpén.
  • Autorizar Copia de Documentos.